办公区域5S管理制度

【专家解说】：　　5S管理制度（草案） 　　第一章 总则 　　为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间坏境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下制度。 　　第二章 适用范围 　　本制度适用于集团公司全体员工。 　　第三章 细则 　　第一条 整理 　　1. 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效），必要文件交办公室送档案室归档。不要的全部销毁。 　　2. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”，分类如下： 　　（1） 设备：电脑、打印机、文具、书籍等。 　　（2） 空间：柜架、桌椅、储物箱等。 　　（3） 物品：个人用品、装饰品。 　　3. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” 　　4. “不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或拍卖； 　　必要品的使用频率和常用程度基准表 　　常用程度 　　使用频率 　　处理方法 　　低 　　过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用 　　丢弃，集中放置在部门同一位置，由部门相关人员定期进行处理 　　较低 　　在过去的6个月中只使用过一次的物品 　　集中存放（例如归档或存放在库房中） 　　较高 　　一个月使用一次的物品 　　高 　　一周使用一次的物品 　　保存在办公桌或随身携带 　　每天都使用的物品 　　每小时都要使用的物品 　　第二条 整顿 　　一、工位区域整顿： 　　1. 办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品：文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一区域内，电脑线、网线、电话线有序放置：人离开半小时以上应将桌面收拾干净。 　　2. 抽屉：最下层抽屉可以放4的文件、资料；把空间从充分利用起来，可以放如下物品： 　　1) 个人的东西； 　　2) 个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）； 　　3) 空白稿纸、不常使用的文具等。 　　3. 坐椅：人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内。 　　4. 电脑：桌面成45度角放置，竖式主机置桌面下。 　　5. 卡座屏风：内外侧不允许有私自张贴（如即时贴）。 　　6. 垃圾篓：摆放有序，不影响通行和美观。 　　7. 桌洞下不得堆积杂物。 　　8. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放恣办公桌上。 　　二、办公室整顿（公共区域）： 　　a) 垃圾桶：放于指定位置； 　　b) 饮水机：放指定地点，不得随意移动； 　　c) 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内。 　　三、文件、资料管理整顿： 　　1. 档案管理依据《集团档案管理制度》执行 　　2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置： 　　3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存： 　　四、信件、电子邮件（OA）整顿： 　　1. 做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里： 　　2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份：电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面： 　　第三条 清扫 　　公司办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯），办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞等。 　　对象 　　清扫标准要求 　　周期 　　清扫时间 　　清扫基准 　　个人 　　区域 　　桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 　　每天5分钟清扫 　　每天下班后5分钟 　　1. 文档 桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件； 　　2. 超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档； 　　3. 无破旧的卡片、册子、档案、报刊等； 　　4. 无用的手稿与工作无关的文件； 　　第四条 清洁 　　一、落实整理、整顿、清扫工作 　　1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作； 　　2. 利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛。 　　二、保持5S意识 　　第五条 素养 　　一、遵守《集团员工手册》有关规定 　　二、遵守《公司日常管理规定》 　　三、素养巡查 　　1. 每月5S推行小组对整个公司的5S执行情况进行检查（每月2次）； 　　2. 5S监督委员会委员对公司不定期巡查。 　　第四章 奖罚条例 　　1. 采取得分制，满分100分，每月统计每人平均分： 　　a) 5S小组进行检查，每月将统计成绩在物业软件上公布。月末对90分以下者给予警告处分，80分以下给予通报批评； 　　b) 每月各部门的所有员工得分平均分作为各部门得分，对连续两个月排名第一名的部门给予奖励。 　　2. 年终将各部门每月平均得分相加，得分最高者评为“5S先进部门”给予精神、物质奖励。 　　第五章 执行 　　本制度于2011年03月05日起执行。